Câmara Municipal de Aparecida de Goiânia, 05/08/2025. A Câmara de Aparecida de Goiânia iniciou um processo de preservação do patrimônio documental acumulado ao longo de décadas, sem negligenciar a modernização administrativa. Por meio de adesão à Ata de Registro de Preços nº 02/2024, decorrente do Pregão Eletrônico nº 020/2023, realizado pela Secretaria de Educação do Estado do Tocantins, foi contratada uma empresa especializada no fornecimento e instalação de arquivos deslizantes em aço inox e suportes metálicos fabricados sob medida, destinados ao armazenamento físico do acervo da Casa.

A iniciativa atende a uma necessidade concreta de infraestrutura, mas também cumpre determinações legais relacionadas à organização e conservação de documentos públicos. A contratação seguiu todos os trâmites administrativos previstos, incluindo Estudo Técnico Preliminar, análise jurídica e avaliação de viabilidade. Atualmente, a empresa encontra-se na fase de execução contratual, com a instalação de 38 arquivos deslizantes e 164 suportes metálicos nas dependências da Câmara.

A atual gestão encontrou o setor de arquivo em condições extremamente precárias, com a documentação histórica acumulada ao longo dos anos visivelmente deteriorada. Parte expressiva do acervo apresentava sinais de danos por umidade, desorganização e ausência de mobiliário adequado, o que tornou ainda mais imprescindível buscar formas estruturadas e técnicas de preservar esses registros. Diante desse cenário, a adoção de novas soluções de armazenamento foi definida como prioridade institucional.

Embora a Câmara já conte com contrato específico para digitalização de documentos e implantação de um sistema eletrônico de tramitação, essa empresa atua exclusivamente na esfera digital, sem previsão contratual, estrutura ou especialização técnica para fornecimento de mobiliário ou guarda física permanente. O armazenamento físico de documentos exige requisitos técnicos definidos por normas arquivísticas nacionais, como uso de materiais resistentes à corrosão, padronização de medidas e proteção ao conteúdo. Diante disso, foi necessária a contratação independente de outra fornecedora para garantir a preservação adequada do acervo.

É importante destacar que, embora a digitalização represente um avanço essencial para a gestão pública, a legislação vigente não autoriza a eliminação completa dos documentos físicos de valor permanente. A Lei Federal nº 8.159/1991, que institui a Política Nacional de Arquivos, determina a conservação desses registros históricos, que são considerados inalienáveis e imprescritíveis. O mesmo diploma legal estabelece ser dever do Poder Público garantir a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

A obrigatoriedade de guarda é reforçada pelas diretrizes do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), que determina a preservação permanente de documentos legislativos como atas de sessões, leis, projetos, decretos e demais atos normativos — todos considerados patrimônio institucional do Poder Legislativo Municipal. A organização adequada desses registros é indispensável tanto para a preservação da memória política quanto para garantir a segurança jurídica e a transparência dos atos administrativos, conforme preveem a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e as orientações do Arquivo Nacional.

Desde 1985, período marcado por uma intensificação da produção documental nas esferas públicas, tornou-se ainda mais relevante o arquivamento físico sistemático de documentos com valor legal, administrativo e histórico. Esses arquivos servem como base para auditorias, consultas públicas, processos de fiscalização dos tribunais de contas e controle social.

Entre os documentos guardados estão leis municipais antigas, projetos, discursos e pareceres; atas de sessões, contratos, convênios e registros administrativos; além de moções, títulos honoríficos, resoluções e outros documentos que integram a história política do município.

A aquisição dos novos arquivos deslizantes tem por objetivo assegurar que esse acervo seja armazenado em condições adequadas, protegendo-o de riscos como deterioração, umidade e extravio. Além disso, o mobiliário contribui para uma organização mais eficiente, facilitando a consulta aos documentos sempre que necessário.

A medida está em conformidade com legislações e normas técnicas, como a Resolução nº 40/2014 do CONARQ, a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), e as diretrizes do Tribunal de Contas dos Municípios de Goiás (TCM-GO), todas aplicadas à gestão documental no serviço público.

Vale ressaltar também que os dados referentes à contratação, bem como todos os demais processos administrativos, estão integralmente disponíveis no Portal da Transparência, que vem sendo ampliado e atualizado nos últimos meses para garantir maior acesso à informação e controle pelos órgãos competentes.

O intuito da gestão é equilibrar inovação com responsabilidade histórica, demonstrando respeito ao passado e compromisso com o futuro, sem deixar de adotar soluções que atendem às exigências legais e às necessidades reais da administração pública.

Departamento de Comunicação (3283-2525)

Diretora de Comunicação – Thais Vaz

Assessor de Comunicação – Paulo Cavalcanti

Fotógrafo – Marcelo Silva

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